Quand on devient entrepreneur, on apprends à gérer de nouvelles choses, de nouvelles compétences. On sort de notre zone de confort et si, tu n’as pas une bonne organisation et un système de productivité solide, tu peux vite te retrouver sous l’eau ! C’est grâce à ces deux éléments que les stratégies mises en place dans ton business seront efficaces.
J’ai eu la chance d’avoir Miléna comme mentor sur la BSB Académie d’Aline Bartoli de The Bboost. C’est donc tout naturellement que j’ai eu envie de l’inviter sur mon blog pour parler organisation et productivité !
Quelle est la différence entre l’organisation et la productivité ?
Pour moi l’organisation c’est quelque chose qui permet d’ordonner, de ranger, que ce soit des informations, des tâches, des objets etc. C’est un élément essentiel pour être productif.ve sauf que cela ne suffit pas à la productivité !
La productivité pour moi, ça va être le fait de se concentrer sur les bonnes actions, de les réaliser de manière efficace en utilisant les ressources qu’on a à notre disposition et, notamment, notre temps et notre énergie.
Donc l’organisation va venir servir la productivité puisqu’elle va nous permettre d’avoir toutes les informations au même endroit, bien rangées, d’avoir plus de clarté et du coup, pouvoir optimiser et se concentrer sur l’essentiel. Et accessoirement, de pas perdre de temps à chercher des infos éparpillés à droite à gauche. Quand on sait que tout est au même endroit, c’est beaucoup plus simple.
Pourquoi créer un système d’organisation et de productivité dans son business ?
Parce que c’est la base ! C’est la clé ! C’est essentiel pour être efficace ! Plus sérieusement, si je devais donner trois raisons particulières ça serait :
Notre cerveau n’est pas fait pour retenir l’information !
Le fait de ne pas noter des choses, de ne pas centraliser dans un système d’organisation, ça veut dire qu’on surcharge son cerveau d’information.
Sauf que notre cerveau, il est bon pour trouver des idées, pour faire des rapprochements, des choses logiques. Mais par contre, il est vraiment pas très doué pour se rappeler des informations. Ou du moins, pour s’en rappeler au bon moment et au bon endroit.
Donc c’est à ça que servent les outils d’organisation et les systèmes.
Être organisée fait gagner un temps fou !
Le fait d’avoir toutes les informations au même endroit, nous permet de savoir exactement ce qu’on a déjà fait et ce qui nous reste à faire. On arrive à avoir une vision d’ensemble, on est plus efficace et on perd moins de temps aller chercher les choses à droite à gauche.
Cela permet d’aligner nos actions avec nos objectifs !
Quand on a un système d’organisation et de productivité complet et cohérent avec notre vision à long terme, on réalise des tâches qui nous permettent d’atteindre nos objectifs. Sans cette vision d’ensemble, on peut vite faire des choses dans tous les sens. On a toujours un milliard de choses à faire mais seulement 24h dans une journée (et qui d’entre nous, bosse 24h par jour ?). Avoir un système d’organisation et de productivité te permet de :
- faire le tri,
- déterminer les tâches nécessaires, les tâches prioritaires,
- et d’avancer sereinement vers tes objectifs.
Quelles sont les 3 erreurs à ne pas faire en matière d’organisation ?
Alors il y en a plein, mais on va en choisir trois:
Surcharger sa to do list !
La première erreur, que je vois très souvent, et je sais on tombe très facilement dans ce piège, c’est qu’on a tendance à vouloir trop en faire. Ce n’est pas parce qu’on n’en met plus sur notre to do list, qu’on va en faire plus !
Au contraire, cela à plutôt tendance à nous décourager ! Ou alors on va s’attaquer à notre to-do-list en commençant par les choses les plus simples et/ou rapides. Sauf qu’après, on a plus d’énergie pour des tâches plus complexes qui sont, généralement, celles qui nous font vraiment avancer.
Donc, clairement, surcharger sa to do list, c’est vraiment pas le bon plan ! Parce que ça nous rend contre productif, on culpabilise ou on a l’impression de ne pas avoir avancé de la journée !
Eparpiller les informations !
Aujourd’hui, on a plein d’informations à longueur de journée. On peut vite tomber dans le piège d’avoir plusieurs endroits où prendre ses notes :
- un carnet de notes dans un coin,
- ton espace Notion sur ton PC,
- un bullet journal,
- une application de prise de notes sur ton téléphone,
- une autre sur ton ordinateur etc.
Et du coup, on sait pas où sont les infos et on passe plus de temps à les chercher qu’à travailler dessus. Donc ça, clairement, je ne recommande pas du tout d’éparpiller les informations.
Penser que la solution miracle existe !
Beaucoup de personnes aimeraient y croire, mais si il y avait une méthode miracle qui marche pour tous les êtres humains de la planète, je pense qu’on l’aurait trouvée depuis longtemps !
On n’est pas des robots en fait, on est toutes et tous différents ! Du coup l’organisation c’est quelque chose qui doit vraiment s’adapter à nous, à notre personnalité. Mais aussi à nos besoins, à nos contraintes, à notre business etc. Traduction: l’organisation et la productivité, c’est différent pour tout le monde !
Cela ne veut pas dire qu’il n’y a pas de méthodes qui fonctionnent pour beaucoup de personnes. Mais tant qu’on ne les a pas expérimentées par soi-même, on ne peut pas savoir si cela va vraiment marcher pour nous. Il faut tester, tirer des conclusions et réitérer l’expérience ou non.
Peux-tu nous donner 3 astuces à mettre en place pour améliorer son organisation ?
Astuce n°1: Centraliser les informations !
La première serait de centraliser au maximum toutes les informations au sein d’un seul et unique outil.
Cela peut être un agenda papier, un carnet de notes (après j’aime beaucoup le papier) ! Mais en même temps, le problème du papier c’est que la fonction “recherche” marche pas très bien 😆. Et pour le partage d’information c’est pas terrible non plus.
Sinon il existe des outils comme Notion qui fait un peu tout en terme d’organisation et de prise de notes mais dans tous les cas, il faut tester et prendre l’outil qui te convient le mieux.
En conclusion, essaye d’avoir vraiment toutes les informations au sein du même outil, c’est beaucoup plus simple, tu as beaucoup moins de charge mentale et au moins, tu sais où chercher si besoin.
Astuce n°2: Prioriser ses tâches !
La deuxième astuce, ça serait de prioriser ses tâches. Avec une to do list sans ordre de priorité, on a tendance à vouloir faire les choses les plus simples d’abord. Et oui, c’est naturel parce que notre cerveau est un peu flemmard !
Si on se limite vraiment à quelques tâches par jour classées par ordre prioritaire, on devient beaucoup plus productif. Je fonctionne beaucoup avec le concept des priorités, classées par ordre d’importance 1/2/3. Ainsi, tu es sûre de consacrer du temps aux tâches qui te font réellement avancer. Et si tu as encore du temps pour faire le reste, c’est du bonus !
Astuce n°3: Prendre du temps pour analyser et planifier sa semaine !
La dernière astuce, c’est de te réserver un créneau en fin de semaine (le vendredi ou le dimanche peu importe) pour planifier la semaine suivante et pour faire le bilan de la semaine qui vient de passer.
Les bilans hebdomadaires c’est hyper puissant parce qu’on va se poser des questions :
- “Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?”,
- Au contraire, “Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ?”,
- “Pourquoi ?”,
- “Comment est-ce que j’ajuste?”,
- “Comment je peux m’améliorer pour la semaine prochaine ?” etc.
Et à partir de tes réponses, tu vas pouvoir planifier ta semaine à venir et savoir exactement quoi faire le lundi matin. Tu pourras définir quelle sont tes priorités cette semaine. Tu sauras par quoi commencer plutôt que d’ouvrir ton PC et perdre du temps à te demander sur quoi tu vas bosser aujourd’hui !
Spoiler alerte: on dirait pas comme ça, mais te demander ce que tu vas faire chaque matin, te fais perdre énoooormément de temps et nuit à ta productivité.
Quelles sont les 3 erreurs fréquentes que tu observes sur la productivité ?
Plus tu en fais, plus tu es productive !
La première erreur, c’est de penser que plus on en fait et plus on est productif. Selon moi, la productivité c’est pas en faire le plus possible. Ce n’est pas, non plus, parce que tu es occupé, que tu es productive.
La productivité, c’est totalement l’inverse: optimiser tes tâches pour en faire le minimum pour atteindre le résultat souhaité. Tu n’as pas besoin de bosser 12h par jour, 7/7j pour être productive. Sinon, ça te conduit tout droit vers le burn out !
Couper les distractions !
Deuxième erreur fréquente que j’observe, ce sont les distractions !
Clairement, aujourd’hui, on est de plus en plus distraits et on a de plus en plus de mal à se concentrer… La faute à nos téléphones, à notre ordinateur, à toutes les applications et leurs notifications. Et la faute à notre cerveau qui adore être dérangé !
Le fait de se faire constamment distraire par des notifications nuit à notre efficacité. Regarder tout le temps son téléphone empêche d’être concentré sur de longues périodes. Et donc, d’avancer efficacement et être vraiment productif.
Ne pas penser à ton énergie !
Ou plutôt, le fait de vouloir gérer ton temps plus que ton énergie ! La gestion du temps, on pourrait en parler pendant des heures ! Mais je vois beaucoup de personnes qui planifient en fonction de leur temps en disant: “Cette tâche va me prendre une heure, celle-là une demi-heure, celle-ci plutôt deux heures” etc.
Sauf qu’en fait, il y a aussi le facteur énergie à prendre en compte, car dans une journée, toutes les heures ne se valent pas. C’est hyper important de se connaître et de connaître comment notre énergie fluctue au cours de la journée, de la semaine, de l’année etc. Cette connaissance de nous-même permet de mettre en place un système d’organisation et de productivité efficace pour soi et son propre business !
Il y a des personnes qui sont plus en forme et plus efficace le matin. Elles seront capables de se concentrer sur des tâches hyper complexes à ce moment de la journée. Tandis que pour d’autres, ce temps-là sera plutôt en fin de journée, ou dans l’après-midi. Il n’y a pas de règles, mais c’est important de le savoir et d’adapter ton planning hebdomadaire (ou annuel) en fonction de ces variations d’énergie. Tu pourras anticiper les moments “creux” en y intégrant des tâches qui te demande moins d’efforts et inversement !
Peux-tu nous donner 3 conseils pour booster sa productivité ?
Conseil n°1: savoir quels sont tes objectifs et ta vision
C’est la base de tout pour moi ! Savoir où est-ce qu’on va aller ? Travailler et définir sa vision, ses aspirations, ses objectifs, etc. Etre productive, c’est arriver à avancer efficacement vers à ce que l’on veut atteindre. Donc, si tu ne sais pas où vas, tu ne peux pas savoir si tu es productive ou pas !
Par exemple, si on prend un bateau et qu’on a pas de direction, de cap, de port dans lequel on veut se rendre, on ne peut pas savoir si on va dans la bonne direction!
Donc ça c’est vraiment, la base de la base ! La clé pour être productif et ensuite décomposer en plusieurs actions, plusieurs tâches qui vont nous permettre d’arriver à bon port.
Conseil n°2: Connais-toi, toi-même !
Apprendre à se connaître, en termes de gestion de l’énergie, de fonctionnement et d’expérimenter plusieurs choses pour savoir ce qui est réellement efficace pour toi d’un point de vue organisation et productivité ! Comme je le disais avant, tout le monde n’a pas le même fonctionnement. On est tous différents et il n’y a pas de règles “générale” qui s’applique à tout le monde.
Pour apprendre à te connaître tu peux réaliser le test des chronotypes, le MBTI, le Human Design, les tests de personnalité. Mais cela passe aussi par l’expérimentation des techniques et astuces de productivité, gestion du temps etc..
Conseil n°3: Oublie le multitâche !
Notre cerveau ne sait pas faire plusieurs choses à la fois ! Il essaie, il aime bien. Il alterne entre deux tâches très rapidement. Mais il ne sait pas faire deux tâches en simultané ! Ce n’est pas un ordinateur, c’est un cerveau et il a des limites.
Toutes les études le prouvent, le mutlitâche est une catastrophe ! On perd du temps, on perd en efficacité … arrêtez, s’il vous plait 🤣. Concentrez-vous sur une seule chose à la fois, et enchaînez les tâches les unes après les autres.
On arrête de répondre à un mail, tout en écoutant de la musique et en parlant à son voisin du texto qu’on vient de recevoir 🤣.
Quels sont les outils, extensions, applications que tu utilises pour t’organiser dans ton entreprise ?
Voici quelques outils indispensables pour une gestion optimale de ton entreprise. Chacun jour un rôle clé pour harmoniser tes tâches et améliorer ton efficacité au quotidien.
NOTION : le coeur de ton système d’organisation
C’est simple : je centralise tout dedans Notion ! C’est l’outil qui me permet de gérer tout mon business:
- ma to do list,
- mes objectifs,
- mes projets,
- mon suivi financier,
- le pilotage d’entreprise,
- la création de contenu, etc.
- mais également ma vie perso !
Selon moi, c’est vraiment un des outils les plus puissants du marché puisqu’il a la flexibilité de pouvoir construire TON propre système d’organisation et de productivité sans contraintes. On a une page blanche, et c’est à nous de construire notre petit monde d’organisation !
GOOGLE AGENDA : le roi du calendrier et des tâches récurrentes
En complément de Notion, j’utilise beaucoup Google Agenda pour la partie calendrier. Et parce que les tâches récurrentes ne sont pas encore intégrées dans Notion… Du coup, j’ai mis en place des automatisations Zapier qui viennent rapatrier toutes les informations directement dans mon espace Notion.
CLOCKIFY : tracker ton temps de manière précise
Alors je ne l’utilise pas forcément tout le temps. C’est un outil gratuit qui permet de tracker de temps. C’est hyper intéressant, de temps en temps, de calculer combien de temps nous prend chaque tâche. Surtout si tu fais de la prestation de service, facturée à l’heure, cela te permet de savoir si tes prédictions (devis) sont bonnes ou pas !
Sinon, de manière ponctuelle, lorsque tu te sens submergé par tes tâches, tu peux faire un mini audit.
Sur deux semaines, tu vas venir tracker ton temps et analyser tes performances pour savoir :
- Où passe ton temps,
- Ce qui te prends plus de temps que prévu,
- Les tâches que tu peux optimiser,
- Celles que tu peux déléguer, etc.
Spoiler alert: prise de conscience garantie, tu ne travailles pas autant que tu le penses ahahahah 😉
Quels sont les outils, extensions, applications que tu utilises pour développer ta productivité au quotidien ?
Que ce soit pour centraliser tes informations, éviter les distractions, automatiser tes tâches ou même créer une ambiance de travail propice au travail, ces outils vont être des alliés indispensables à ta productivité !
NOTION : l’organisation au service de ta productivité !
Encore & toujours, je sais que je peux retrouver toutes les informations dont j’ai besoin en quelques clics, je sais exactement où sont rangées les infos. Sinon, il y a l’option recherche 😆 Et c’est là aussi que j’arrive à centraliser tout ce qui est vision, objectifs, bilans hebdomadaires/mensuels/trimestriels et ainsi garder un oeil sur où je vais et où est-ce que j’en suis.
FOREST : empêcher les distractions en plantant des arbres
Pour éviter les distractions, quand j’ai besoin d’être sur des périodes de concentration, où je ne veux pas être distraite par des notifications sur mon ordinateur ou sur mon téléphone, j’utilise Forest. C’est une application qui permet de déterminer une durée sur laquelle on va se concentrer et de planter un arbre. Si par malheur, tu utilises ton téléphone ou si tu vas sur une site “interdit” (que tu auras déterminé en amont), ton arbre meurt, et c’est triste !
En revanche, si tu réussis, ton arbre grandit et tu construis ta petite forêt. C’est hyper mignon, c’est hyper bien fait. C’est vraiment la gamification au service de la productivité et de la concentration. J’aime trop cette application !
ZAPIER et MAKE : les rois du gain de temps grâce à l’automatisation
Ce sont deux outils qui permettent de connecter des applications entre elles et ainsi, automatiser certaines tâches récurrentes qui nous font perdre du temps !
J’ai beaucoup d’automatisations depuis tous les outils que je peux utiliser dans mon business vers mon espace Notion. Je gagne beaucoup de temps par rapport à l’époque où je faisais tout manuellement.
SPOTIFY: une ambiance de travail propice à la concentration
Quand je travaille et que je dois me concentrer, j’aime écouter des playlist “focus” qui fonctionnent très bien sur moi.
Comment et où suivre Miléna, reine de l’organisation et de la productivité ?
Je suis en pleine préparation de la nouvelle session de mon coaching de groupe “Entrepreneuses productives”. C’est un accompagnement en 10 semaines pour aider les entrepreneuses à structurer leur organisation, leur business, reprendre le contrôle de leur temps et du coup, développer leur business plus sereinement !
Les places sont limitées, et si les inscriptions ne sont pas encore ouvertes, inscris-toi sur la liste d’attente ! Le coaching se déroule sous forme de formation, de vidéos, un espace Notion prêt à l’emploi pour gérer ton business et des coaching en live toutes les semaines.
A côté de ça, j’ai une formation sur Notion, disponible tout le temps. Notion de A à Z permet de maîtriser cet outil génial, magique & miraculeux qu’est Notion. Le but ? Créer TON propre système d’organisation et de productivité au service de ton business et de ta vie !
J’ai également en vente, des templates Notions, prêts à l’emploi pour te faire gagner du temps dans ta vie pro et perso, si tu n’as pas envie de commencer sur une page blanche !
Pour plus d’informations, tu peux consulter mon site internet ou bien me contacter sur Instagram !
Mes propres astuces pour booster ma productivité
Pour compléter un peu les propos de Miléna, j’utilise les techniques de productivité comme :
- le Pomodoro ou celle du crapaud. Elle consiste à faire toutes les tâches “relou” en premier pour s’en débarrasser.
- la technique des moins de 2 min. Si une tâche me prends moins de 2 minutes, je le fais de suite ! Comme ça je libère mon cerveau de cette charge mentale.
En termes d’outils, j’utilise, tout comme Miléna, Notion. Après avoir testé de nombreux outils (Trello, Click up, agenda papier etc.) est LA solution miracle pour moi ! (Promis, c’est article n’est pas sponsorisé par Notion).
Pour tracker mon temps, j’utilise Toggle qui fonctionne exactement de la même manière que Clockify. Et pour l’instant, je n’ai pas mis d’automatisations en place (via Zapier ou Make) mais c’est en projet 😉
D’un point de vue playlist, je suis plutôt team Deezer ! J’coute des musiques de relaxation (bruit de rivière, forêt etc.). L’essentiel c’est de trouver ce qui fonctionne pour toi !
Je remercie très sincèrement Miléna d’avoir accepté mon invitation ! Merci pour ce partage plein de valeur, pour tous tes conseils et je suis convaincue que tu apportes beaucoup, pour beaucoup de personnes !
Toi, qui lis ces quelques lignes, n’hésite pas à me dire en commentaires ce que tu as pensé de cet article et si tu veux apporter des informations complémentaires.
Quant à moi, je m’en vais planter ma forêt & je te trouve bientôt pour un nouvel article de blog !
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